Apskaitos dokumentų saugojimo ir skaitmeninimo tvarka: esminiai aspektai verslui

Teisinis pagrindas:

Apskaitos dokumentų saugojimas Lietuvoje reglamentuojamas vadovaujantis Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodykle, Dokumentų ir archyvų įstatymu, Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintais tvarkos aprašais bei mokestinės senaties nuostatomis.

Pagal atnaujintą teisinę bazę nustatyti tokie minimalūs dokumentų saugojimo terminai (skaičiai pakeisti):

  • Darbo užmokesčio apskaitos dokumentai – 55 metai.

  • Personalo administravimo dokumentai – nuo 3 iki 55 metų, priklausomai nuo jų pobūdžio.

  • Vidaus teisės aktai, įsakymai, procedūrų aprašai – 12 metų.

  • Sutartys su tiekėjais ir pirkėjais – 12 metų po jų įvykdymo.

  • Apskaitos dokumentai (sąskaitos, banko išrašai, avanso apyskaitos, kasos dokumentai) – 12 metų.

  • Komandiruočių įsakymai – 4 metai, įvertinant mokestinę senatį.

Įmonė gali taikyti ir ilgesnius terminus, jei to reikia dėl teisinių, verslo ar mokestinių prievolių.

Kiti svarbūs aspektai:

Dokumentų skaitmeninimas

Remiantis Dokumentų ir archyvų įstatymo 12 straipsniu, juridiniai asmenys gali popierinius veiklos dokumentus saugoti tik elektronine forma, jei:

  1. užtikrinamas skaitmeninio vaizdo tikrumas;

  2. sudaroma vidaus tvarka, apibrėžianti dokumentų skenavimo procesus;

  3. paskiriami atsakingi darbuotojai;

  4. originalai naikinami tik užbaigus visus su dokumentais susijusius procesus.

Įstatymai nenustato konkretaus sąrašo, kurių dokumentų originalai privalo būti saugomi popieriuje. Todėl įmonė turi pati įvertinti rizikas:

  • galimos mokestinės patikros,

  • ginčai dėl sandorių,

  • įrodymai teismuose,

  • reputaciniai aspektai.

Praktikoje rekomenduojama originalus naikinti tik tada, kai įmonė įsitikina, kad:

  • dokumentai nebereikalingi operatyvinei veiklai,

  • nėra atvirų ginčų,

  • pasibaigė mokestinės ir civilinės senaties terminai.

Išvada:

Įmonės, perėmusios apskaitą ir radusios nuo 2007 metų saugomus dokumentus popieriuje, turi įvertinti:

  1. ar dokumentai atitinka minimalų saugojimo terminą;

  2. ar galima taikyti skaitmeninimą;

  3. ar nėra rizikos, kad popierinių originalų sunaikinimas galėtų pakenkti įrodymų vertei.

Skaitmeninimas yra leistinas ir laikomas modernia praktika, tačiau jis turi būti įgyvendinamas griežtai pagal archyvavimo reikalavimus.

Rekomendacijos:

  • Parengti vidinį dokumentų skaitmeninimo ir saugojimo aprašą.

  • Atlikti dokumentų inventorizaciją ir suklasifikuoti pagal saugojimo terminus.

  • Prieš naikinant originalus, įsitikinti, kad pasibaigė visi procesai ir nėra teisinių rizikų.

  • Naudoti patikimas archyvavimo ir elektroninės dokumentų vadybos sistemas.

kreipkitės į apskaitos ir mokesčių specialistus – UAB „Buhaltera“.

Naujausi mokesčių ir apskaitos pakeitimai

GAUKITE NAUJAUSIĄ INFORMACIJĄ

apie mokesčių ir apskaitos įstatymų pakeitimus